Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Buchhaltungsprogramme können diese Daten unmittelbar verarbeiten. Ein Scan oder eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung nicht und gilt als sonstige Rechnung.
Strukturierte Daten
Zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD mit einem geeigneten strukturierten Datenteil.
Papier oder einfache PDF
Diese Formate können in den Übergangszeiträumen noch zulässig sein, sind aber keine E-Rechnung.
Welche Frist gilt?
Empfang muss möglich sein
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen für betriebliche Leistungsbezüge empfangen können. Das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.
Allgemeine Übergangsfrist
Papierrechnungen bleiben zulässig. Eine einfache elektronische Rechnung, etwa als PDF, setzt weiterhin die Zustimmung des Empfängers voraus.
Pflicht für größere Rechnungsaussteller
Bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich per E-Rechnung abgerechnet werden. Für 2027 ist damit regelmäßig der Gesamtumsatz 2026 maßgeblich.
Verlängerte Übergangsfrist
Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können Rechnungsaussteller die verlängerte Übergangsregel nutzen. Genau 800.000 Euro liegen noch innerhalb dieser Grenze.
Übergangsregeln enden
Für betroffene inländische Unternehmensumsätze gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich unabhängig von der Umsatzhöhe. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Für wen gilt die Pflicht?
Im Mittelpunkt stehen Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern, wenn der Empfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Dazu zählen Gesellschaften, Einzelunternehmen und Freiberufler. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter diese allgemeine B2B-Pflicht.
Auch reine Rechnungsempfänger sollten handeln
Wer für eigene Ausgangsrechnungen eine Ausnahme nutzen kann, muss E-Rechnungen von Lieferanten möglicherweise trotzdem annehmen und ordnungsgemäß aufbewahren. Das kann etwa Kleinunternehmer, Vermieter, Ärzte oder Vereine betreffen.
Wann bleibt eine sonstige Rechnung möglich?
Kleinunternehmer
Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Die Empfangsmöglichkeit bleibt dennoch relevant.
Kleinbetragsrechnungen
Bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag ist grundsätzlich keine E-Rechnung erforderlich. Bei einzelnen Sonderfällen gelten Einschränkungen.
Fahrausweise
Tickets, die die gesetzlichen Voraussetzungen einer Rechnung erfüllen, dürfen weiterhin als sonstige Rechnung übermittelt werden.
Bestimmte steuerfreie Leistungen
Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG sind ausgenommen, darunter viele Heilbehandlungen und steuerfreie Vermietungen.
Empfangen, lesen und aufbewahren
Empfang
Grundsätzlich genügt ein E-Mail-Postfach. Legen Sie eine zentrale Adresse und klare Zuständigkeiten fest.
Praxis-Tipp: Für einen automatisierten Empfang kann das DATEV E-Rechnungspostfach eingerichtet werden. Eingehende Rechnungen lassen sich von dort direkt und automatisiert an DATEV Unternehmen online weiterleiten.
DATEV E-Rechnungspostfach ansehenLesbarkeit
Ein Viewer macht XML-Rechnungen sichtbar. Die Finanzverwaltung stellt dafür einen ELSTER-E-Rechnungsviewer bereit.
Praxis-Tipp: Das DATEV E-Rechnungspostfach validiert und visualisiert empfangene E-Rechnungen. Nach der Weiterleitung stehen die Belege auch in DATEV Unternehmen online zur Bearbeitung bereit.
Archivierung
Der strukturierte Teil muss unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
Praxis-Tipp: In DATEV Unternehmen online mit Belege online können Eingangsrechnungen GoBD-konform archiviert werden. Das E-Rechnungspostfach selbst ersetzt die Archivierung nicht.
Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre und beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung. Weitere Vorschriften oder laufende Verfahren können eine längere Speicherung erfordern.
Worauf es außerdem ankommt
Was gilt bei Barzahlung?
Auch bar bezahlte betriebliche Leistungen können der E-Rechnungspflicht unterliegen. Die Zahlungsart schafft keine eigene Ausnahme.
Was passiert bei Formfehlern?
Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, kann eine bloße PDF- oder Papierrechnung den Vorsteuerabzug gefährden. Fehler sollten deshalb zeitnah geklärt und berichtigt werden.
Reicht ein Viewer aus?
Ein Viewer macht XML-Daten lesbar, ersetzt aber weder die sachliche Rechnungsprüfung noch die ordnungsgemäße Archivierung.
Was gilt gegenüber Behörden?
Für öffentliche Aufträge gelten eigene Vorgaben zu Format, Übermittlungsweg und Empfängerreferenzen. Die B2B-Übergangsfristen sind darauf nicht pauschal übertragbar.
Was Unternehmen jetzt tun sollten
- Betroffenheit prüfenKundenarten, Steuerbefreiungen, Kleinunternehmerstatus und Vorjahresumsatz einordnen.
- Rechnungseingang organisierenZentrale Adresse, Verantwortlichkeiten und Weiterleitung festlegen.
- Software testenEmpfang, Anzeige, Erstellung und Export der benötigten Formate ausprobieren.
- Kundendaten aktualisierenAnschriften, steuerliche Angaben, Empfangsadressen und Referenzen bereinigen.
- Prüfprozess festlegenTechnische Validierung mit Bestellung, Leistung und Rechnung abgleichen.
- Archivierung sichernOriginaldateien, Anlagen, Zugriffsrechte und Datensicherung berücksichtigen.
- Kanzlei anbindenKlären, wie Rechnungen vollständig in die Finanzbuchhaltung gelangen.
Weiterführende offizielle Informationen
- Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 Absatz 38 UStG – Übergangsregelungen
- ELSTER-E-Rechnungsviewer
Diese Informationen geben einen allgemeinen Überblick mit Stand 23. September 2026. Sie ersetzen nicht die Prüfung des Einzelfalls.